Voorkom bias: zorg dat thuiswerkers even goed tijdschrijven als “kantoorwerkers”

Volgens de managing partner van Baker McKenzie is een van de uitdagingen van het op grote schaal thuiswerken dat er geen “…positieve bias ontstaat richting mensen die op kantoor werken, en dus zichtbaarder zijn”.

Een heel goed punt. Maar zorg er ook voor dat “kantoorwerkers” en thuiswerkers beiden even goed getraind zijn in het verantwoorden van hun tijd. Mensen die thuiswerken hebben in vergelijking met mensen  die op kantoor werken meer problemen met de discipline van het goed en nauwkeurig tijdschrijven.

Minute Hand zorgt er voor dat door haar unieke training in het optimaliseren van tijdschrijfgedrag, voor beide groepen een level playing field ontstaat. Dus ook geen bias met betrekking tot tijdschrijven!

www.advocatie.nl: “Grote advocatuur volop zoekende naar werken in (post-)coronatijdperk”

De Economie van het Advocatenkantoor - ontwikkelingen 2013-2020

In Advocatie van deze week wordt verwezen naar een white paper van M. de Haas: ’De economie van het Advocatenkantoor 2013-2020’. Het is een update op zijn boek ‘De Economie van het Advocatenkantoor’.

Bij het onderwerp Declarabiliteit  is onder andere het volgende te lezen:

“"In ons beloningsonderzoek vragen wij ook, hoeveel declarabele uren het kantoor van een advocaatmedewerker verwacht. Het gemiddelde van deze verwachting of norm neemt sinds 2014 heel geleidelijk af. Vóór die tijd lag dit elk jaar bij een brede groep middelgrote kantoren rond 1275 uur.

De laatste jaren komt het gemiddelde niet hoger dan ongeveer 1240. Het gaat hier om de urennorm, maar het is een indicatie dat ook de gerealiseerde declarabiliteit onder druk staat. De oorzaken van deze dalende tendens zijn nog niet goed onderzocht. Mogelijk speelt het streven naar een betere work-life balance een rol, maar dat lijkt mij erg onzeker. Wat wel steeds uit praktijkervaringen naar voren komt, is het effect van de digitale communicatie. E-mail, apps en social media hebben ongetwijfeld veel voordelen voor een snelle en directe communicatie. Maar de afbreuk die het digitale berichtenverkeer kan doen aan een efficiënte tijdsbesteding en tijdverantwoording moet niet onderschat worden. Veel e-mails en apps zijn kort en informeel, en kosten per keer weinig tijd. Bij elkaar is het beslag op de tijd echter zeer aanzienlijk. Veel advocaten vinden het lastig om e-mails goed te registreren. […].

[…]. De belangrijkste reden voor het niet behalen van de norm is de neiging van veel (jonge) advocaten om de declarabele tijd te matigen. Dit matigingsgedrag zit vaak zó sterk ingebakken, dat bij een lagere norm hetzelfde matigingsgedrag weer optreedt, maar dan op het lagere niveau. Als een kantoor de norm verlaagt, moet dat gepaard gaan met een analyse van de oorzaken en maatregelen om de declarabiliteit te verbeteren, zodat de nieuwe lagere norm wél kan worden behaald.”

Uit ervaring weet Minute Hand dat vrijwel iedere advocaat worstelt met de dagelijkse druk van het tijdschrijven. Men voelt zich slaaf van de ‘6 minuten eenheid’. Er wordt veel over geklaagd maar weinig aan gedaan. Minute Hand heeft een bewezen succesvolle methode van gedragsmanagement ontwikkeld die er op is gericht om het tijdschrijfgedrag binnen organisaties waaronder advocatenkantoren te optimaliseren. Uitgangspunt daarbij is dat het tijdschrijfgedrag van advocaten zo kan worden gestuurd dat er beter wordt geschreven  maar er aanzienlijk minder stress mee gepaard gaat.

Minute Hand richt zich op het structureel verbeteren van het tijdschrijfgedrag van uw werknemers en doet dat op een wijze die door de werknemers als positief en plezierig wordt ervaren.

Het lezenswaardige artikel en de gehele white paper is hier te downloaden: https://www.advocatie.nl/business/de-economie-van-het-advocatenkantoor-in-2020-client-grootste-concurrent/

Juristen zijn niet goed voorbereid op trends

In Mr Online van 9 juni wordt verwezen naar een onderzoek van Wolters Kluwer Legal & Regulatory. Dit onderzoek is een weergave van de inzichten van 700 juridische professionals in de VS en 9 Europese landen. De enquête is gehouden in januari 2020.

Hierin worden een aantal trends genoemd die naar verwachting het meest van invloed zullen zijn op juridische organisaties.

Deze trends zijn volgens de 2020 Future Ready Lawyer Survey:

• Toenemend belang van legal tech – 76%;

• Voldoen aan de veranderende verwachtingen van klanten en leidinggevenden – 74%;

• Nadruk op verbeterde efficiëntie / productiviteit – 73%;

• Vermogen om talent aan te werven en te behouden – 73%;

• Omgaan met de toegenomen hoeveelheid en complexiteit van informatie – 72%; en

• Concurrentie op prijs/ alternatieve vormen van tariefopbouw/ kostenbeheersing. – 72%.

Uit het onderzoek blijkt verder dat voor veel van de bovengenoemde punten een duidelijke communicatie tussen advocaat en cliënt van essentieel belang wordt geacht. Naar onze mening is een goede en ethische tijdschrijfdiscipline daar een onlosmakelijk onderdeel van. Minute Hand biedt daarvoor de tools. Kijk verder op onze website:
https://www.minutehand.nl/

De link naar het artikel op Mr-Online is:

https://www.mr-online.nl/juristen-niet-goed-voorbereid-op-trends/

De link naar de website waar het onderzoek van Wolters Kluwer Legal & Regulatory te downloaden is:

https://info.wolterskluwer.nl/future-ready-lawyer-survey-2020#form

Advocaten, accountants en andere tijdschrijvers: Het menselijk geheugen is een zeef

Het is wetenschappelijk aangetoond (zie met name Herman Ebbinghaus vergeetcurve) dat we ons na zes dagen nog maar 23% van de zaken die we hebben geleerd herinneren.

Hoe laag moet dit percentage dan wel niet zijn als het gaat om de vele (declarabele en niet-declarabele) activiteiten die in de afgelopen week de revue zijn gepasseerd?  Dus: na elke ondernomen activiteit, maar in ieder geval aan het eind van elke werkdag,  alle besteedde tijd schrijven.

Het is één van zaken die in de aanpak van Minute Hand leidt tot het optimaliseren van het tijdschrijfgedrag binnen organisaties. Een aanpak die door fee-earners en management als uiterst prettig en effectief wordt ervaren.

Meer weten? Kijk op www.minutehand.nl

'Schrijven met een vork'; ethische aspecten bij het tijdschrijven

MINUTE HAND besteedt in haar cursus “Best Practices van het Tijdschrijven” (een vast onderdeel van het door MINUTE HAND op te zetten Tijdschrijfoptimalisatieplan) uitgebreid aandacht aan ethische vraagstukken waar professionals zoals accountants, belastingadviseurs en advocaten mee te maken krijgen.

Het gaat bijvoorbeeld om het schrijven van tijd die niet is besteed (o.a. door het naar boven afronden), het recyclen van eerder (vooranderen) uitgevoerd werk en double-dipping. Maar ook zaken als over-servicing en over-staffing komen aan de orde. Allemaal excessen waar cliënten nu extra alert op zijn. Ook hier geldt: reputatie komt te voet en gaat te paard!

Vertrouwen is alles dus voorkom problemen. Laat MINUTE HAND het tijdschrijven binnen uw organisatie optimaliseren op een voor de fee earners en het management prettige en ethische manier.

Geïnteresseerd ? www.minutehand.nl

Effecten coronacrises op de advocatuur

Eind april publiceerde het Advocatenblad de resultaten van een onderzoek naar de effecten van de coronacrises op de advocatuur.

Het onderzoek is gebaseerd op ruim 800 ingevulde vragenlijsten. Onomstotelijk blijkt dat de coronacrises binnen de gehele advocatuur al binnen een aantal weken tot een harde wake-up-call heeft geleid.  Als voorbeeld: maar liefst 63% van de kantoren met een omvang tot 20 advocaten zei reeds te kampen met omzetverlies. Al naar gelang de grote van de kantoren varieert dit omzetverlies. Volgens het onderzoek betreft dit 65% bij eenmanskantoren tot 30% bij de grotere kantoren. De vragenlijst gaf aan het slot de mogelijkheid tot collegiaal advies.

Veel tips blijken praktisch: “blijf gezond, kalm, positief, creatief en vooral thuis”. Het Minute Hand team onderschrijft deze tips. Ze zijn op dit moment het belangrijkst. Voor binnenkort voegen wij een praktische tip toe: zorg dat de financiële ruggengraat van uw kantoor, het tijdschrijven, snel sterker wordt en blijft. Minute Hand helpt uw kantoor daarbij op een manier die alle betrokkenen binnen uw kantoor als positief zullen ervaren.

De link naar het betreffende artikel:

https://www.advocatenblad.nl/2020/04/22/zorgen-nemen-toe-met-duur-van-de-crisis/

Tips voor productief thuiswerken en goed tijdschrijven (update)

12 TIPS

In deze tijden delen wij graag met alle thuiswerkers die nu vanuit huis nauwkeurig hun gewerkte uren moeten bijhouden wat nuttige tips om het thuiswerken productief te maken en het weglekken van werktijd te voorkomen.

Tip 1: leg jezelf normale kantooruren op en begin aangekleed aan de werkdag. Ga op vaste tijden pauzeren. Probeer tussen de middag ook even te bewegen;

Tip 2: laat familie, vrienden en buren weten dat je voorlopig elke dag vanuit huis
werkt en geen vakantie hebt;

Tip 3: probeer een vaste werkplek in te richten (hoe klein ook) en hou die netjes;

Tip 4: zet alle nieuwsprikkels gedurende de werkdag op een laag pitje. Kijk bijvoorbeeld alleen tijdens de lunchpauze even naar het nieuws;

Tip 5: leg je mobiele privételefoon weg of zet deze minimaal op stil;

Tip 6: plan je werkdag nog stringenter dan op kantoor, leg die planning vast en
werk vervolgens met een “tick-the-box” systeem;

Tip 7: stel je daarnaast elke werkdag 1 concreet doel die, als je dat doel hebt bereikt, je werkdag succesvol maakt;

Tip 8: organiseer online meetings bij voorkeur onder normale kantoortijd en
organiseer deze strak (een agenda, vaste spreekvolgorde, duidelijke eindtijd
helpt al enorm);

Tip 9: verantwoord de door jou bestede tijd direct online en vergeet deze tijd aan
het eind van elke werkdag niet te sluiten. Als het tijdschrijven niet op afstand kan, richt daarvoor dan een speciaal schrift of blocnote in dat op een centrale plaats op je werkplek ligt. Spreek in dat geval wel met kantoor een duidelijk protocol af hoe en wanneer alle tijd verantwoord moet zijn;

Tip 10: als je moeite hebt met je tijdschrijfdiscipline voer dan op enkele vaste
momenten gedurende de werkdag (bijvoorbeeld om 11.30, 14.30 en 17.30 uur) een
‘tijdschrijfconcentratiemoment’ in waarop je even alle afgelopen werkzaamheden
en de daarmee gepaard gaande tijd de revue laat passeren. Controleer vervolgens
of je gaten in je reeds gemaakte urenverantwoording ziet;

Tip 11: vergeet niet om ook alle niet-cliënt/dossier gerelateerde tijd (bijvoorbeeld zelfstudie) nauwgezet te verantwoorden;

Tip 12: stel jezelf aan het eind van de werkdag iets leuks in het vooruitzicht.

Het allerbelangrijkst is natuurlijk om gezond te blijven, op je omgeving te letten
en waar mogelijk anderen te helpen!

Het Minute Hand team

Het belang van goed tijdschrijven voor de WBSO ondernemer

WBSO

Minute Hand kan bedrijven helpen die op basis van de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) een S&O verklaring hebben ontvangen, met de implementatie van een goede tijdschrijfdiscipline.

Als WBSO ondernemer weet u dat om met succes een beroep op deze Research & Development regeling te kunnen (blijven) doen, elke dag nauwgezet alle aan R&D gespendeerde uren moeten worden bijgehouden en binnen 10 werkdagen deugdelijk moeten zijn vastgelegd. Het niet goed administreren van de R&D
uren kan leiden tot intrekking van de WBSO (en dus verlies van de fiscale voordelen), terugbetaling en in het ergste geval ook nog een boete.

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland  controleert regelmatig de urenregistraties van bedrijven op zorgvuldigheid. Goed tijdschrijven is dus essentieel. Voor een goede urenadministratie is een goed software pakket belangrijk maar zeker niet voldoende.

Minute Hand richt zich op het structureel verbeteren van het tijdschrijfgedrag van uw werknemers en doet dat op een wijze die door de werknemers als positief en plezierig wordt ervaren.

Interesse? Neem contact met ons op via info@minutehand.nl